Lahti Energian työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyä koskeva tietosuojaseloste
7.5.2025
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Lahti Energia hallinnoi työnantajamielikuvaansa ja rekrytointiprosessiaan -urasivustonsa (Urasivusto) ja siihen liittyvän hakijaseurantajärjestelmän avulla sekä miten keräämme ja käsittelemme henkilötietoja osana edellä mainittuja.
1. Rekisterinpitäjät
Lahti Energia Oy (080487-1)
Lahti Energia Sähköverkko Oy (2075131-1)
2. Yhteystiedot tietosuoja-asioissa
Lahti Energia Oy / Tietosuoja-asiat
Kauppakatu 31, Postiosoite PL 93
15140, Lahti
Puh. 029 000 8000
Lahti Energia konsernin tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@lahtienergia.fi
3. Mihin käyttötarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Lahti Energia konsernin henkilöstön rekrytointi:
- Työhakemuksen tai osaajaprofiilin (verkostoituminen) vastaanottaminen, käsittely ja säilyttäminen
- Työnhakijan ja Lahti Energian välisen työsopimuksen solmiminen
- Työhakemuksen tai verkostoitumisprofiilin säilyttäminen mahdollisesta myöhemmin avautuvasta työpaikasta tiedottamista ja mahdollista myöhempää rekrytointia varten.
Tietojesi käsittely perustuu Lahti Energia konsernin oikeutettuun etuun, kuten lähettämääsi työhakemukseen ja rekrytointiprosessiin sekä suostumuksellasi tehtävään henkilö- ja soveltuvuustestaukseen tai ilmoittamiltasi suosittelijoilta kerättäviin tietoihin. Lisäksi henkilötietoja käsitellään työnhakijan ja Lahti Energian välisen työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.
Jokainen Lahti Energia konserniin kuuluva yritys vastaa rekisterinpitäjänä omien työnhakijoidensa henkilötietojen käsittelystä. Lahti Energia Oy ylläpitää keskitetysti konserniyrityksien työnhakijoiden henkilötietoja ja käsittelee tietoja hallinnollisia tarkoituksia sekä konsernin liiketoiminnan suunnittelua ja kehittämistä varten. Lahti Energian konserniyritykset käsittelevät työnhakijoiden tietoja vain siltä osin, kuin kyse on ko. konserniyrityksen työtehtävän täyttämisestä.
4. Millaisia henkilötietoja käsittelemme ja mistä keräämme tiedot?
Käsittelemme seuraavia työhönottoprosessin ja haettavan työtehtävän kannalta tarpeellisia henkilötietoja työnhakijoista:
- Yksilöintitiedot: etu- ja sukunimi, syntymäaika (henkilötunnus tarvittaessa esim. testeihin, turvallisuusselvityksen ja työsopimuksen tekemiseen liittyen)
- Yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite
- Työhakemukseen ja ansioluetteloon liittyvät tiedot, kuten työkokemus, koulutustiedot, kielitaito, osaaminen, luottamustoimet, palkkatoive sekä kopiot työ- ja koulutodistuksista
- Tiedot ko. haettavan työtehtävän edellyttämistä seikoista ja erityisosaamisesta (esim. ajokortti)
- Haastatteluihin ja testeihin (esim. huumausainetestaukseen, luottotietotarkistuksiin) liittyvät tiedot sekä turvallisuusselvityslain mukaiset turvallisuusselvitystiedot työhön valitusta mm. nimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite, selvityksestä annettava lausunto.
- Viestintätiedot, kun olet yhteydessä meihin. Tähän voivat sisältyä sähköpostiviestien sisältö, videotallenteet, viestit sosiaalisessa mediassa, tilillesi lisäämäsi tiedot, kyselyt jne.
- Ilmoittamistasi julkisista kanavista saatavilla olevaa tietoa esim. LinkedIn tai muu sosiaalisen median palvelu
- Mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot.
- Lisäksi keräämme teknisiä ja tilastollisia tietoja vierailustasi Urasivustollamme, kuten tietoja siitä, missä URL-osoitteissa vierailet ja mitä toimia teet sivustolla. Urasivuston sekä evästeiden ja muiden seurantatekniikoiden käyttöä koskevat tiedot, ks. Evästekäytäntö.
Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot kerätään ensisijaisesti sinulta itseltäsi tai suostumuksellasi suosittelijoilta tai testaukseen perustuen. Lisäksi tiedot koostuvat työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa.
Rekrytointikohtaisesti saatamme käyttää automatisoitua tekoälytyökalua laatimaan hakemuksista hakemuskohtaisen yhteenvedon sen sisältämistä tiedoista. Emme kuitenkaan käsittele hakemuksia ainoastaan tekoälytyökalun laatimien yhteenvetojen perusteella, eikä tekoäly tee päätöksiä rekrytointiprosessissamme.
5. Mille tahoille siirrämme ja luovutamme tietoja?
Emme luovuta henkilötietojasi säännönmukaisesti konsernin ulkopuolelle osana rekrytointiprosessiamme. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa lain vaatimusten mukaisesti viranomaisille ja muille tahoille, kuten Suojelupoliisille (turvallisuusselvityslain mukaisesti mm. selvitystä haettaessa ja lain mukaisia ilmoituksia tehtäessä).
Voimme käyttää henkilö- ja soveltuvuusarviointien sekä rekrytointiprosessin toteuttamiseen ulkopuolisia palveluntarjoajia. Välitämme tietojasi ulkoiselle rekrytointiprosessiin osallistuvalle kumppanille vain suostumuksellasi. Käytämme Urasivustona ja hakijaseurantajärjestelmänämme ulkopuolista palveluntarjoajaa, jonka tarjoamassa palvelussa säilytetään tietoja. Solmimme kaikkien palveluntarjoajien kanssa sopimuksen henkilötietojen käsittelystä ja edellytämme yhteistyökumppaneidemme käsittelevän henkilötietoja vain siinä määrin, kuin se on tarpeen ko. palvelun tuottamiseksi.
6. Miten suojaamme tietoja ja kuinka kauan säilytämme niitä?
Tietoja säilytetään tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Työnhakijoiden tietoja käsittelevät vain rekrytointiin osallistuvat henkilöt heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Varmistamme henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidemme kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.
Jättämäsi tiedot säilytetään 12 kuukautta hakijaseurantajärjestelmässä niiden jättämisestä. Saat hakemuksellasi ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen viestin yksi viikko ennen 12 kuukauden täyttymistä, jossa sinulta kysytään lupaa säilytysajan jatkamiselle. Luvan annettuasi säilytämme hakijatietojasi uudelleen seuraavat 12 kuukautta järjestelmässä mahdollisten myöhemmin aukeavien työpaikkojen ilmoittamista ja tulevia rekrytointiprosesseja varten.
Tarvittavat tiedot siirretään työntekijöiden henkilötietorekisteriin Lahti Energian ja työnhakijan tehdessä työsopimuksen.
Henkilötietoja voidaan myös säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen laissa asetetun Lahti Energian velvoitteen täyttämiseksi.
7. Oikeutesi rekisteröitynä tietojen käsittelyyn liittyen
Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet:
- Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa.
- Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.
- Oikeus peruuttaa suostumus
- Sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamasi henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn tietojenkäsittelyn laillisuuteen
- Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.
- Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle
- Sinulla on oikeus tehdä kantelu toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos katsot ettei EU:n tietosuoja-asetusta ole noudatettu henkilötietojesi käsittelyssä.
Jos haluat käyttää tässä lueteltuja oikeuksiasi, toimi seuraavasti:
- Kirjaudu Urasivustolle palvelussamme ilmoittamasi sähköpostiosoitteen avulla. Voit käyttää oikeuksiasi asetuksissa tai
- Ota meihin suoraan yhteyttä kohdassa 2 ilmoitettujen yhteystietojen kautta.
